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Accueil d'une assemblée du Codep 38 FFCT par un club

 

Nombre de participants
Le nombre de représentants des clubs + les membres du Codep, est en général de l'ordre de 100 personnes maximum. Réserver une salle et le nombre de chaises nécessaires.

Horaires
L'accueil des clubs se fait à partir de 19h30. La réunion commence à 20h. Elle se termine généralement vers 23h/23h30 par un pot proposé par le club qui reçoit.

Invitations
- Le club invitera un représentant de sa commune (si possible Le Maire ou son adjoint aux sports), un représentant de la presse locale (Dauphiné Libéré) et en informera le président du Codep 38 une semaine à l'avance.
- Pour l'assemblée générale annuelle, un représentant de la direction départementale de Jeunesse et Sport et du Conseil Général seront invités par le président du Codep 38.

Avant la réunion
Les membres du Codep, une bonne douzaine, ont rendez-vous à 18h30, pour préparer les dossiers et le matériel informatique. Ils pique-niquent sur place entre 19h et 19h30. Prévoir une table dans un coin tranquille à coté de la salle de réunion (cuisine par exemple) et un petit casse croute tout simple. Par exemple : entrée de crudités ou charcuterie, pain, fromage et un peu d'eau et de vin, éventuellement un fruit.

Matériel à prévoir par le club
- Pour le comité, une ou plusieurs tables alignées doivent pouvoir accueillir une dizaine de personnes intervenantes (en cas de manque de place, les intervenants peuvent "tourner"). Une estrade est souhaitable (pour être vus des participants) mais n'est pas indispensable.
- Une sono avec un micro sur la table du comité et, si possible, un micro baladeur dans la salle.
- Un écran pour les projections.
- Des prises de courant, rallonges et prises multiples pour les ordinateurs et vidéo projecteur
  (le Codep apporte son matériel informatique : PC et vidéo projecteur).
- Une ou deux tables à l'entrée pour l'émargement des clubs et la remise de documents.
- Une table est aussi à prévoir près de l'entrée pour les clubs qui veulent déposer leurs publicités et invitations.

Fléchage
- Le club qui reçoit met en place un fléchage extérieur de l'entrée de la ville jusqu'à la salle de réunion pour guider les participants. Mettre en place ce fléchage pour 18h.
Le club peut disposer d'une banderole prêtée par le CoDep 38. Pensez à la récupérer lors de la réunion précédente des clubs ou au contact d'un membre du Codep.

Plan d'accès
- Un plan d'accès à la ville et à la salle sera adressé un mois avant au président du Codep afin qu'il soit joint aux invitations envoyées aux clubs.

Les frais
- Le Codep participe aux frais (notamment pour le pot final) à concurrence de 250 € sur présentation de factures et justificatifs à la Trésorière.